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word 引用单元格内用并计算  

2012-04-13 20:36:53|  分类: 办公自动化 |  标签: |举报 |字号 订阅

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使用Excel进行数据的计算时,使用单元格引用,计算结果会随数据的改变而即时发生变化。在这方面,Word要逊色得多,但利用书签配合公式,我们也能实现一些比较简单的类似效果。

  一、一般公式计算

  Word中的计算功能被整合在“表格”菜单中,但它并非只能用于表格中,例如,在段落中我们想计算166和82的成绩,可以按以下步骤进行操作:

  1.将插入点置于要放置计算结果的位置。

  2.执行“表格”→“公式”,打开“公式”对话框,在公式框中的“=”后输入“166*82”,如图1。

  word 引用单元格内用并计算 - wuhandida321 - 百家之长

  3.单击“确定”按钮,计算结果“13612”即出现在插入点位置。

  如果你对域的使用比较熟悉,可以在第二步直接按Ctrl+F9,插入一对域标志“{ }”,然后在里面输入“=166*82”,更新域并切换域代码后,即可得到同样的结果。

  二、计算多个不连续数据

  如下例:

  本校共有三个年级,一年级105人,二年级76人,三年级238人,共?人。

  问号处要求统计的三个年级的总人数,当然可以按以上方法进行实数计算计算,但有个缺点:某年级的基本数据发生改变时,域中的计算结果无法随之动态改变。要实现类似于Excel表格的“自动”更新效果,就需要借助于Word的书签功能。步骤如下:

  1.用左键拖动选中“105”。

  2.执行“插入”→“书签”,打开“书签”对话框。

  3.在“书签名”框中输入“a”,以此作为第一个书签的名称。

  4.依次选择“76”和“238”,分别建立书签“b”和“c”,效果如图2。

  word 引用单元格内用并计算 - wuhandida321 - 百家之长

  5.执行“表格”→“公式”,打开“公式”对话框,在公式框中“=”后输入“a+b+c”(或“sum(a,b,c)”)。

  6.单击“确定”按钮,结果即出现在插入点位置。而且,一旦三个班的人数有所改变,只需要将插入点置于域中,按F9即可刷新结果(注意不能删除书签)。

  三、在表格外计算表格数据

  借助于书签,同样也能在表格外计算表格内的数据。兹举一例,如图3:

  word 引用单元格内用并计算 - wuhandida321 - 百家之长

  现在要统计06年上半年文具的销售总额并显示在文档的其他位置,步骤如下:

  1.将插入点置于表格1中的任一个单元格中,执行“插入”→“书签”,打开“书签”对话框,命名为“aa”,进行同样操作,在表格2中插入书签“bb”。

  2.将插入点置于要显示计算结果的位置。

  3.执行“表格”→“公式”,打开“公式”对话框,在公式框中的“=”后输入“sum(aa b2,aa c2,aa d2,bb b2,bb c2,bb d2)”。

  4.单击“确定”按钮,结果出现!当表格内的数据改变后,单击域结果按F9键即可得到更新(如果没有显示域结果可单击右键,选择快捷菜单中的“切换域代码”)。

  注意:

  1.单纯用字母+阿拉伯数字命名书签时,如果字母数目少于三个,后面的数字个数需多于于5个,例如“a”、“aaa1”、“aa111111”可以使用,而使用“a99999”、“ab111”均会出错。

  2.对于公式中的用书签标记的运算项,必须包含在函数的括号中。例如正确的写法是“=sum(ab c2)*5”,不能写作“=(ab c2)*5”或“=ab c2*5”,否则会出现“语法错误”的提示。

  3.如果是选中了表格的部分单元格建立的标签,则计算超出标签范围的单元格数据时无效,按0值计算。

  4.公式计算只对阿拉伯数字有效,即使是用域转换的其他数字形式也是如此。

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